Konferans çevirmenleri olarak pandemiden beri yüzlerce sanal toplantıya katıldık, binlerce konuşmacıyı dinledik. Webinarlar, odak grup çalışmaları, basın toplantıları, şirket içi eğitimler, ürün lansmanları gibi çok farklı ölçekte ve formatta sanal toplantı izledik. Herkesin alkışladığı konuşmacıların yanı sıra, sunum ilerledikçe dinleyicilerin birer birer toplantıdan ayrıldığı konuşmacılara şahit olduk. Deneyimlerimize göre sanal toplantıların başarısını belirleyen birkaç özellik var:
Program
Sanal toplantıların programı, yüz yüze toplantılardan daha yorucu olduğu göz önünde bulundurularak hazırlanmalıdır. Yani katılımcıların sık sık araya ihtiyacı olacağı, bilgisayar ekranına uzun süre boyunca bakmanın yorucu olduğu unutulmamalıdır. Art arda yapılan sunumların süresi, içeriği ve yoğunluğu farklı olursa katılımcıların takibi daha kolay olur.
Konuşmacılar
Konuşmacılara, dinleyicilerin yüzlerini ve beden dilini göremeyeceği, bir bakıma nabzını tutamayacağı hatırlatılmalıdır. Sanal toplantılarda görsel malzeme kullanmak, espri yapmak ve dinleyicilerle kişisel bağ kurmaya çalışmak için ön hazırlık yapılmalıdır.
Sunumlar
Online toplantılarda sunumların az metin, çok görsel içermesi izleyicilerin daha uzun süre konsantre olmasını sağlar. Kimi dinleyicilerin cep telefonu gibi daha küçük ekranlı cihazlarla toplantıya katıldığı ve ekranı görmekte zorlanabileceği unutulmamalıdır. Sadece sunum göstermektense, ekran paylaşımı ile konuşmacının görüntüsü arasında eşit dağılım olan toplantılarda izleyicilerle daha yakın bir bağ kurulabilir.
Teknik hazırlık
Sanal toplantılar için harcanan zamanı ve çabayı en sık ve en derinden baltalayan şey teknik sorunlardır. İdeali sunum yapacak herkesi katıldığı kısa bir teknik prova yapmaktır. Söz alacak herkesin sessiz bir ortamda, kablolu mikrofon kullanarak, hızlı bir internet bağlantısıyla bağlanması çok önemlidir. Hazırlığın bir parçası olarak arka planda neler göründüğü de mutlaka kontrol edilmedir. Bu gözler neler gördü…
Etkileşim
Sanal toplantıların başarısını belirleyen temel unsurlardan biri etkileşimdir. Anketler, oylama, chat kutusundan fikir sorma veya geri bildirim isteme gibi yöntemlerle etkileşim sağlamak monotonluğu azaltır. Ancak asıl etkileşimi artıran unsurun sözlü çeviri olduğu çok açık. Sadece eş zamanlı çeviri olan bir video konferans platformları kullanmak, etkileşimi artırmıyor. Çünkü kimi durumlarda herkes İngilizce sunumlar gösterirken global İngilizce konuşuyor; İngilizce bilmeyenler çeviri olmasına rağmen toplantıya eşit şartlarda katılamıyor. Üstelik genellikle konuşmacıların yabancı dil performansı, özellikle de sanal toplantının stresi eklenince, umdukları kadar iyi olmuyor. En kapsayıcı ve etkileşimli toplantılarda ise, sunumlar farklı dillerde hazırlanıyor, bütün konuşmacılar global İngilizce yerine kendi ana dillerini kullanıyor ve chat kutusundaki yazışmalar ve duyurular çeşitli dillerde yapılıyor. Böylece herkesin dil endişesi olmadan kendini ifade etmesi ve daha da önemlisi anlatılanları ana dilinde anlaması sağlanıyor.
Ahu Latifoğlu Doğan
Konferans Çevirmeni ve Yönetim Kurulu Üyesi