İdeal Toplantı Süresi Ne Olmalı?

Haftada kaç saatinizin toplantıda geçtiğini belki hiç hesaplamadınız. Ya da sadece planlı toplantılardan ve sık sık araya sıkışan ani toplantılardan başınızı kaldırıp günlük işlerinize vakit kalmadığında bu sürenin oldukça uzun olduğunu fark ediyorsunuz. Ekip toplantılarının amacı iletişimi arttırmak, grup dinamiğini taze tutmak, sorun çözmek, strateji belirlemek ve motivasyonu arttırmakken nasıl oluyor da çoğu zaman kendinizi bitkin, aklınızı da tamamlanması gereken işlerle meşgul buluyorsunuz? Herkes bu durumda olduğu için, ardı arkası kesilmeyen toplantıların çalışanlar üzerindeki etkisi ve toplantıların nasıl verimli hale getirilebileceği konusunda araştırmalar yapılmaya başlandı.

Harvard Business Review’un farklı sektörlerden 182 üst düzey yönetici ile yaptığı araştırmaya göre katılımcıların %65’i toplantılar nedeniyle kendi işlerini yapamadıklarını, %71’i toplantıların verimsiz olduğunu, %64’ü toplantıların bir konu üzerinde derinlemesine düşünmeye imkan sağlamadığını, %62’si ise toplantıların ekibi birbirine yaklaştıracak fırsatlar yaratmadığını söylemiş. Bir başka çalışmaya göre, toplantı katılımcılarının %91’i toplantılar sırasında hayal kurduğunu, %39’u bazen uyuduğunu ve %73’ü toplantılar sırasında başka işler yaptığını belirtiyor.

Meetingking adlı web sitesinin araştırmasına göre, insanların dikkat ve odaklanma süresi tahmin edilenden çok daha az.

Toplantıların Parkinson yasası (Bir iş, daima bitirilmesi için ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar) göz önünde bulundurularak düzenlenmesi verimli toplantılara giden yolda ilk adım olabilir. Özellikle online toplantı düzenlendiğinde, otomatik ayar olan 1 saat yerine, ortalama dikkat süresi olan 30 dakikalık dilimler halinde süre belirlenebilir. Toplantı gündemi ve bitiş saati toplantının başında hatırlatılabilir. Son olarak, katılımcıların oturmak yerine ayakta durduğu toplantıların daha kısa ve verimli geçtiği de unutulmamalıdır.