Çok dilli toplantılarda iletişimi kolaylaştırmak için tercümanlara ihtiyaç duyarız. Ancak tercümanların da en iyi hizmeti verebilmek için doğru simultane ekipmana ihtiyaç duyar. Gerekli ekipman toplantının yapısına göre değişecektir. Bu seçimde önemli olan noktaları aşağıda sıraladık.
Hedef Kitle
Öncelikle hedef kitlenin kim olduğu saptanmalıdır. Örneğim 25 kişilik bir dinleyici kitlesinin ihtiyaç duyduğu simultane tercüme sistemi 2500 kişilik bir dinleyici kitlesinin ihtiyaç duyduğu sistemden farklı olacaktır. Bir başka faktör de katılımcılarınızın toplantıya nasıl bağlanacağı. Katılımcıların her biri salonda olacaksa on-site (yüz yüze) bir kısmı çevrimiçi bağlanacaksa hibrit bir simultane tercüme sistemi kurulmalıdır.
Mekan
Toplantının yapılacağı mekan da en az katılımcı sayısı kadar önemli. Mekanın genişliği ve tavan yüksekliği kullanılacak ses sisteminin ve ekranların belirlenmesi ve tercüme kabinlerinin doğru konumlandırılması için önceden tespit edilmelidir. Toplantıya uzaktan bağlanan katılımcılar olacaksa, uzaktan bağlanan katılımcıların da salonu iyi bir şekilde görebileceği şekilde kamera konumlandırmaları da yapılmalıdır.
Simultane tercüme sistemi
Simultane tercüme sistemi kabin, konsol, mikrofonlar ve ses sisteminden oluşan, simultane tercüme yapılmasına olanak sağlayan ekipmanın bütününe verilen addır.
Kaliteli simultane tercüme sistemleri, iyi bir çeviri deneyimi için olmazsa olmazlardandır. Kullanılan ekipmanın endüstri standardında ve güncel olması çok önemlidir. Bu yüzden organizasyon/etkinlik firmalarındansa bu alanda uzmanlaşmış teknik ekipman tedarikçileri ile çalışmak veya ekipman tercihi yaparken bir tercümana danışmak her zaman iyi bir uygulamadır.
Kullanılacak simultane tercüme sistemi, bir organizasyonda kullanılacak diğer görsel/işitsel ekipman ile uyumlu olmalıdır. Bu ek ekipman delege mikrofonları, yaka mikrofonları, ses kaydedicileri vb olarak sıralanabilir.
Alıcı
Simultane çeviri sistemi ile entegre çalışan alıcılarda jaklı bir kulaklık girişi bulunur. Katılımcılar toplantıyı takip etmek istedikleri dili alıcı üstünden seçer ve kulaklıklarından toplantıyı istedikleri dilde dinlerler. Bu alıcılarda mikrofon bulunmaz.
Verici
Simultane çeviri esnasında, çeviri konsolundan çıkan tercüme sesini dinleyicilerin kullandığı alıcılara iletir. Dil kanallarının senkronizasyonunu sağlar.
Kabin
Simultane çeviri için kullanılacak kabinler sabit veya portatif kabinler olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit kabinler konferans salonu veya oditoryum gibi mekanlarda gömülü bir şekilde bulunur. Portatif kabinler ise toplantılar için genellikle toplantıdan bir gün önce mekanda kurulan, taşınabilir ve ses geçirmeyen kabinlerdir. Kabinler genellikle tercümanın konuşmacıları doğrudan görebileceği bir yerde konumlanır. Bu mümkün değilse kabinin önünde konuşmacıları gösteren bir ekran yerleştirilir. Tercüme kabinleri genellikle iki kişiliktir ve her kabinde iki adet profesyonel çeviri konsolu bulunur. Konsollar tercümanların çeviri yapacakları ve dinleyecekleri dilleri seçmesini, kulaklıkları ve mikrofonları için ses ayarlamalarını yapmalarını ve mikrofonlarını açıp kapatmalarını sağlar.
Merkezi Kontrol Ünitesi
Merkezi kontrol Ünitesi (CCU) kablolu delege mikrofonlarını, simultane çeviri kanallarını ve toplantıya entegra çalışan tüm ses sistemlerinin kontrolünün ve dağıtımının yapıldığı cihazdır. Yüz yüze veya hibrit farketmeksizin simultane çeviri gerçekleşen her toplantıda kullanılır.
Radyatör
Alıcının ve vericilerin çalışabilmesi için gerekli kızılötesi sinyalleri sağlar. Katılımcıların ve kabinlerin yakınında, mümkünse yüksek bir yerde konumlandırılır.
Mikrofonlar
Toplantılarda kullanılacak mikrofon türleri, ihtiyaca göre değişmektedir. Az sayıda konuşmacının olacağı toplantılarda sahneye yerleştirilen bir kürsü mikrofonu veya konuşmacıların kullanacağı el veya yaka mikrofonları kullanılabilir. Bu tür toplantılarda seyirci söz almak istediğinde genellikle kablosuz el mikrofonları kullanılır. Her katılımcının söz alacağı yuvarlak masa toplantıları veya yönetim kurullarında ise delege mikrofonlar tercih edilebilir. Hangi mikrofon kullanılırsa kullanılsın dikkat edilmesi gereken unsuz simultane çeviri sistemi ile uyumlu çalışmasıdır. Simultane tercüme kullanılan toplantılarda daima aktif kalan mikrofonların kullanılamayacağını belirtmekte yarar var. Çevirinin doğası gereği eş zamanlı iki aktif mikrofondan ses geldiğinde çevirmenin işi çok zorlaşır. Bu yüzden kurulan sistemlerde bir anda sadece bir mikrofonun aktif olarak çalışabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.